KYC: Master your master data!

Wer mit Korruption, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung in Verbindung gebracht wird, dem drohen irreparable Image- und Vertrauensverluste sowie immense finanzielle Schäden. KYC (Know Your Customer) ist also auch für für Unternehmen der Privatwirtschaft heute ein „must“ – doch nur dann erfolgreich, wenn die wichtigsten Erfolgsfaktoren stimmen: automatisierte Prozesse und gute Kundenstammdaten.

Die Krux an KYC: Die Prozesse schöpfen keinen direkten Mehrwert und fressen zunächst nur Ressourcen. Es muss also höchstes Ziel sein, den Aufwand zu minimieren und einen höchstmöglichen Automatisierungsgrad zu erreichen. Denn „kein KYC“ ist auch keine Lösung: zu groß ist das Risiko, Opfer eines Betrugsfalls zu werden – und das ist gar nicht so unwahrscheinlich, wie viele Fälle in der Vergangenheit gezeigt haben.

Automatisierung ist ausschließlich mit technischer Unterstützung möglich. Eine gut durchdachte KYC Software, die über Schnittstellen zu den benötigten externen Datenanbietern (z. B. Wirtschaftsauskunfteien und Sanktions-, Sperr- und PeP-Listen) verfügt, ermöglicht es quasi auf Knopfdruck, neue und bestehende Geschäftsverhältnisse zu untersuchen und alle notwendigen Informationen zentral aufzubereiten.

Und genau hier liegt die zweite Herausforderung: Welche Daten liegen zur Prüfung eigentlich vor, und wie gut sind diese?

Und eben auch kein KYC. Auf Basis fehlender oder fehlerhafter Stammdaten ist es z. B. unmöglich, relevante weitere Informationen überhaupt erst zu erhalten oder eigene Daten mit externen Informationen zuverlässig abzugleichen.

Die Ursache für schlechte Daten liegen zumeist in den vorgeschalteten Prozessen: Manuelle Datenerfassung öffnet Tür und Tor für Fehler, und Medienbrüche machen automatische Datenübernahmen unmöglich, sodass auch hier manuell gearbeitet werden muss. Auf diesem Weg schleichen sich zudem auch Fehler ein, die nicht auf Anhieb als solche erkennbar sind: Wird der Name „Müller“ z. B. mit „ü“ oder mit „ue“ geschrieben?

Auch in der Redundanz von Daten liegt ein großes Problem. Dies ist insbesondere der Fall in Unternehmen, deren Systemlandschaft von einer Vielzahl von Einzelsystemen geprägt ist, die mehr oder meist auch weniger miteinander verbunden sind. Und wenn es kein „führendes“ System gibt, ist das Chaos in der Regel vorprogrammiert: Wenn Datenänderungen in verschiedenen Systemen von verschiedenen Personen aktualisiert werden müssen, kann es gar nicht fehlerfrei zugehen.

Gibt es kein „führendes System“, führt dies in aller Regel zu:

• unvollständigen Daten
• falschen Daten
• veralteten Daten
• Redundanzen
• hohem Zeitaufwand

Eine sinnvoll durchdachte Software sollte Unternehmen dabei unterstützen, effiziente Stammdatenprozesse durchzuführen und auf dieser Basis sichere KYC-Prozesse zu etablieren.

IT-Lösungen für das Stammdatenmanagement können Bereinigungs- und Konsolidierungsprozesse von Stammdaten so weit wie möglich automatisieren. Als führendes System stellen sie außerdem die Datenkonsistenz sicher – Dubletten und Redundanzen gehören der Vergangenheit an. Erfassung, Validierung, Bereinigung und Ergänzung vorliegender Informationen durch externe Daten werden automatisch durchführt. Möglich wird dies durch Schnittstellen zu externen Auskunfteien und Informationsdienstleistern, die zudem die Aufdeckung und Darstellung von Unternehmensverflechtungen und Beteiligungsstrukturen bieten.

Die damit vorliegenden optimierten Daten bilden die Basis für den zuverlässigen Abgleich von Daten mit Listen in KYC-Prozessen – ebenfalls vollautomatisiert und in einem permanenten Monitoringprozess. In diesem werden Änderungen an Stammdaten automatisch erkannt und können den Stopp oder das Neuanstoßen bestimmter Prozesse nach sich ziehen.

Eine flexible stammdatenprüfende oder –führende Software lässt sich durch eine Integration in relevante umliegende Systeme problemlos in die Unternehmensprozesse einbetten.

Wir von SCHUMANN unterstützen Unternehmen bei der Konzeption von Workflows und der Einbindung in die Systemarchitektur. Aufgrund unserer Expertise sind wir wertvoller Partner und Berater, um aus Stammdatenmanagement und KYC das Beste herauszuholen.

KYC (Know Your Customer) ist eine Methode des Risikomanagements zur Beurteilung von Geschäftspartnern und Investitionen mit dem Ziel, das eigene Unternehmen vor Betrug und kriminellen Aktivitäten zu schützen. Im Grunde geht es darum, mit Sicherheit feststellen zu können, mit wem man da eigentlich ein Geschäft eingehen möchte, und ob dieser sich an alle gesetzlichen Vorgaben hält.

Im Rahmen einer KYC-Prüfung fallen diverse Schritte an:

• Eindeutige Verifikation der Identitäten
• Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten, Aufdeckung von Beteiligungsstrukturen
• Ausschluss von Risiken durch Abgleich mit Sanktions- und PEP-Listen

Zudem müssen in bestimmten Fällen alle Prüfschritte nachweislich dokumentiert werden. Wichtig ist außerdem, bestehende Geschäftsverbindungen permanent weiter zu beobachten.

Erfahren Sie mehr über unsere Softwarelösung für KYC & Compliance in Industrie- und Handelsunternehmen, bei Finanzdienstleistern und Kredit- und Kautionsversicherungen.