Wie in vermutlich fast jedem Unternehmen bergen sich z. B.
Fallstricke in der Struktur der Dateiablage. Versionen werden mit neuem
Datum an anderer Stelle neu abgespeichert, aber ein Kollege bekommt es
nicht mit. Dateinamen, die mit "aktuell" enden, werden mehrfach an
verschiedenen Orten abgelegt. Welche "finale Version" ist die finale
Version?
Aber auch wenn man davon ausgehen kann, dass die Ablagestruktur klar
definiert ist und von allen Kollegen eingehalten wird: Wer hat zuletzt
wo eine Änderung vorgenommen? Hat jemand meine Formel geändert? Und
wieso funktioniert die Verknüpfung zu den anderen Tabellen nicht mehr?
Je mehr Personen an den Tabellen mitarbeiten, desto unübersichtlicher
und fehleranfälliger wird das Ganze.
Eine weitere Schwierigkeit zeigt sich, wenn Verantwortlichkeiten
übergeben werden sollen oder etwa ein Mitarbeiter das Unternehmen
verlässt: Wer arbeitet die neuen Kollegen ein? Gibt es nur einen
Wissensträger und dieser ist nicht mehr da, stehen die Kollegen schnell
vor der Aufgabe, alles rekonstruieren oder neu aufbauen zu müssen. Der
Zeitaufwand, der entsteht, um Excel-Tabellen zu verstehen, die jemand
anderes aufgebaut hat, ist immens. Wurde etwas dokumentiert? Aber wo? In
Excel selbst gibt es dazu keine Möglichkeit.
Und noch ein letztes Beispiel: Die Führungsebene fordert einen
übersichtlichen Report für ein Meeting am nächsten Tag. Mit Excel können
jedoch die Anforderungen "übersichtlich" und "am nächsten Tag" zu
schier unlösbaren, oder zumindest sehr zeitintensiven Aufgaben werden.
Jeder, der das schon mal gemacht hat, weiß: Die Übertragung von
Kennzahlen aus Excel in Powerpoint ist aufwendig und fehlerbehaftet.